9. März 2020

Mammutaufgabe: Wie man Dokumente einer Bank updatet

Carole Schwartz und Pierre Reuter aus der Marketingabteilung von Spuerkeess haben uns einen kurzen Einblick in die internen Veränderungen in Bezug auf die neue Corporate Identity (CI) gegeben.

Wie sind Sie die Anpassung aller Unternehmens- und Geschäftsdokumente an die neue Grafikcharta angegangen?

Carole: Die erste Etappe bei der Ausarbeitung der CI war, uns einen Überblick über die Aufgaben zu verschaffen. Der Startschuss erfolgte mit einem Kick-Off-Meeting im Oktober 2019. Jede Abteilung hatte zehn Tage zur Ernennung eines „Ambassadors“ Zeit, der als Bindeglied zwischen uns und seiner jeweiligen Abteilung innerhalb der Bank fungieren sollte.

Innerhalb eines Monats wurden rund 30 Besprechungen mit fast 40 Repräsentanten abgehalten. Bei dieser Gelegenheit informierten wir sie über die jüngsten Veränderungen in unserer Kommunikation, wie zum Beispiel die neuen Richtlinien für die Rechtschreibung. Gleichzeitig haben wir versucht unsere Kollegen in diesen Wandel der Veränderung mit einzubeziehen.

Pierre: Eine der großen Herausforderung war, einen sinnvollen Ausgangspunkt festzulegen. Da momentan etwa 1.800 Mitarbeiter in verschiedenen Bereichen tätig sind, mussten wir zuerst alle vorhandenen Dateien und die Hardware analysieren. Schnell erkannten wir, dass wir die Zahl der Dokumente unterschätzt hatten.

In Zusammenarbeit mit den Repräsentanten der Abteilungen versuchten wir herauszufinden, wie viele Dokumente und andere Träger wie Apps oder Software der Bank betroffen waren. Praktisch alles, was unseren Namen, unser Logo oder unsere Baseline enthielt, kam infrage. Mit dieser Ausgangsbasis erstellten wir eine Liste mit allen zu überprüfenden Druck- und Digitalformaten.

Carole: Am schwierigsten waren die Erstellung eines Zeitplans und die Bestimmung der Prioritäten. Wie Pierre gerade erwähnte, musste nämlich alles überarbeitet werden: von Benennungen über Produkte und Verträge bis hin zu – man glaube es kaum – Notausgangsschildern. Es musste jeder Ort berücksichtigt werden, den unser Logo zierte. Dank dieser Erhebung der Daten, bekamen wir recht rasch einen Überblick über die relevanten Dokumente und Materialien.

Pierre: Auch Dokumente für den internen Gebrauch waren betroffen, doch die Dringlichkeit war geringer. Unser Schwerpunkt lag auf Kundendokumenten, die schnellstmöglich geändert werden mussten.

Davor hatten wir keine klare Grafikcharta. Sie können sich bestimmt ausmalen, wie viele verschiedene Schriftarten, Logos und Größen koexistierten.

Carole: Das war eines der Hauptprobleme, bei der Ausarbeitung gab es keine einheitlichen Regeln bezüglich der einzelnen Elemente. Wenn die Leute an einem Dokument gearbeitet haben, überlegten sie sich so manches: Kopfzeile, Schriftart, Kursivschrift, Fußnoten, Abbildungen usw. Noch dazu verwendete jeder ein anderes Programm. In den letzten 20 Jahren war es gang und gäbe, dass man Dokumente nach dem eigenen Gusto gestaltete. Jahrzehntelange Gewohnheiten ändert man nicht von heute auf morgen und der gesamte Prozess treibt die Mitarbeiter aus ihrer Komfortzone heraus. Damit dieser Übergang nicht allzu brutal erscheint, müssen die Mitarbeiter motiviert werden, die Neuheiten und Abläufe zu verwenden und in ihren Berufsalltag zu integrieren.

Der Wandel ist langfristig angelegt und soll schrittweise erfolgen. Hierfür ist allerdings eine regelmäßige Beobachtung über die kommenden Monate notwendig. Beim Printmaterial war es wichtig, dass wir vor dem Wechsel zunächst die vorhandenen Bestände aufbrauchen.

Der Wandel ist langfristig angelegt und soll schrittweise erfolgen. Hierfür ist allerdings eine regelmäßige Beobachtung über die kommenden Monate notwendig.
Carole Schwartz

Können Sie uns mehr über den Arbeitsumfang verraten?

Carole: Ungefähr 80 % aller Dokumente wurden bereits digitalisiert und automatisiert, wohingegen die verbleibenden 20 % noch von Hand bearbeitet werden müssen. Unser Ziel ist es, diese Schritte durch Automatisierung und Optimierung zu vereinfachen.

Ich war überrascht, dass viele verschiedene Dokumente in unserer Bank im Umlauf sind, von denen einige nur von einer Handvoll Mitarbeiter genutzt wurden! Wir hinterfragten also im Gespräch mit den Repräsentanten die Existenz einiger dieser Unterlagen.

Von den durchgesehenen Dokumenten dienten fast 800 der Kundenkorrespondenz, z. B. Verträge, Allgemeine Geschäftsbedingungen oder Vertretungsvollmachten. Und darin eingeschlossen ist nicht einmal unser Werbematerial wie Faltblätter oder Newsletter.
Carole Schwartz

Wie kommen Sie aktuell voran und haben Sie sich eine Frist gesetzt?

Carole: Wir stehen immer noch in ständigem Kontakt mit unseren Repräsentanten und täglich kommen neue Dokumente zu unserer Liste hinzu. Wir haben individuelle Prioritäten festgelegt, die sich von Abteilung zu Abteilung und von Dokumentart zu Dokumentart unterscheiden. Diese führen wir nach einem Plan aus, es ist klar, dass dieser Prozess Zeit braucht. Langsam, aber sicher nimmt alles Form an.

Pierre: Durch die Umsetzung der neuen grafischen Charta haben wir unsere digitalen und gedruckten Formate, wie z.B. unsere Website, angepasst. Gleichzeitig haben wir alle unsere Vorlagen überarbeitet, um mit unseren Kunden klarer und standardisierter kommunizieren zu können.

Carole: Die Einhaltung einer Charta schränkt natürlich die Unabhängigkeit ein, da unsere Arbeitsweise nun an eine bestimmte Struktur gebunden ist. Bei individuellen Anfragen besteht jedoch immer noch ein gewisser kreativer Spielraum.

Ich möchte betonen, dass die Zusammenarbeit mit unseren Repräsentanten reibungslos abläuft. Alle bringen großes Verständnis für die laufenden Entwicklungen auf. Als Dank für ihre Anstrengungen haben wir sie vor kurzem zu einer Sneak-Preview eingeladen, wo wir die Ergebnisse unserer Arbeit präsentiert haben. Sie erhielten außerdem einen exklusiven Vorgeschmack auf unseren neuen Werbespot. Mit der Einbindung unserer Kollegen auf allen Ebenen zeigen wir ihnen, dass wir ihre tägliche Leistung und Mitarbeit sehr schätzen.

Pierre: Wir haben bereits viel erreicht, natürlich darf dabei das Tagesgeschäft der Bank nicht vernachlässigt werden. Aufgrund unserer Erfolge gehen wir stark davon aus, dass wir dieses wichtige Projekt bis zum Jahresende abschließen werden.

Neugierig geworden? Sehen Sie sich das Video unsere neuen Imagekampagne unter www.spuerkeess.lu/yourbridgetolife an. Vielleicht erkennen Sie darin den einen oder anderen unserer Berater. Bemerkenswert is, dass es sich um eine rein luxemburgische Produktion handelt.